Как сэкономить при переходе на электронный документооборот?

В процессе перехода к электронному документообороту возникает необходимость оцифровки существующего архива документов. Программа Universal Document Converter идеально подходит для решения данной задачи и позволяет существенно сократить затраты на ее решение.

Сегодня многие предприятия переходят на электронный документооборот. Ведь отказ от использования бумаги не только ускоряет поиск документов в архиве и позволяет сэкономить на расходных материалах для принтеров. Благодаря нему вы получаете доступ к дополнительному рабочему пространству, которое было занято шкафами с архивными документами!

Основой системы электронного документооборота становится, как правило, файловый формат PDF. Главным его достоинством является платформонезависимость, обеспечивающая возможность просмотра и распечатки документа PDF на любом компьютере под управлением любой операционной системы.

Аутсорсинг перевода бумажных документов в PDF

Существует немало компаний, которые оказывают услуги по оцифровке документов. Они берутся оперативно отсканировать все документы из архива предприятия и преобразовать их в PDF. На первый взгляд такое решение выглядит соблазнительным, ведь компания-заказчик полностью освобождается от рутины. Однако у этого решения есть несколько недостатков.

Во-первых, необходимо наладить полноценную проверку выполняемой работы. В противном случае существует вероятность ошибок со стороны исполнителей, которые могут привести к утере документов или к возникновению путаницы.

Во-вторых, в архивах любой компании есть документы, утрата которых грозит большими неприятностями. Это касается не только банковских и финансовых документов, но и технической документации по каким-то причинам не защищенной патентами.

Получается, что перевод архива предприятия в цифровой формат придется осуществлять собственными силами хотя бы частично.

Оцифровка документов своими силами

По сути, задача оцифровки документов сводится к двум основным подзадачам: сканированию бумажных оригиналов и переводу их в PDF.

Первая из них решается с помощью сканирующих устройств. В большинстве компаний есть достаточное количество сканеров, поэтому проблем с переводом бумажных документов в электронный вид не возникает.

Затруднения обычно приносит второй этап – перевод отсканированного листа в формат PDF. Дело в том, что в подавляющем большинстве организаций стоят достаточно старые сканеры. Ведь это надежные устройства, которые без каких-либо нареканий работают годами. Однако в программном обеспечении старых сканеров нет поддержки формата PDF.

Столкнувшись с такой ситуацией, многие предприятия выбрасывают сканеры старого образца и покупают новые – с возможностью сканирования в PDF. Такое решение задачи приводит к существенным затратам на оборудование. Объемы затрат возрастут многократно, если в вашем архиве есть полноразмерные чертежи или схемы. Ведь сканеры для “чертежных” форматов бумаги стоят очень дорого и их обновление только ради возможности сканировать в PDF, а не только в TIFF – это слишком дорогое удовольствие!

Более того, когда архив будет отсканирован, от новых сканеров придется как-то избавляться. Ведь необходимости сканировать документы в таких объемах уже не будет.

Оптимизация затрат

Затрат, связанных с заменой старых сканеров, можно избежать, если разбить перевод бумажных документов в PDF на два этапа:

1. Сканирование документов в какой-нибудь графический формат, поддерживаемый старым сканером (например, в TIFF или Bitmap).

2. Перевод отсканированных документов в PDF.

Для решения второй части задачи компания fCoder Group, Inc. предлагает использовать программу “Универсальный конвертер документов”. Она представляет собой виртуальный принтер, который может преобразовать документ любого типа в файл формата PDF.

В этом случае алгоритм оцифровки документов будет выглядеть следующим образом: сотрудники компании сканируют документы и тут же распечатывают их на принтере с названием “Универсальный конвертер документов”, который преобразует документы в формат PDF и сохраняет на файловый сервер – хранилище электронного архива документов.

Такой подход делает ненужным приобретение новых сканеров, ведь всю работу можно выполнить с помощью имеющихся в наличии устройств. А “Универсальный конвертер документов” пригодится вам и в дальнейшем, ведь с его помощью вы можете конвертировать в PDF не только графические файлы, но и документы любых других типов.