Universal Document Converter в туристической фирме
Оформление туристических разрешений для иностранцев подразумевает создание и отправку электронных документов. Использование в этом процессе программы Universal Document Converter облегчает и ускоряет обработку информации.
Согласно действующему российскому законодательству иностранному гражданину для посещения нашей страны необходима виза. Оформить ее можно в консульстве РФ, находящемся в стране проживания человека. Для этого иностранцу помимо собственных документов понадобится так называемое приглашение. Оформление именно этого документа является первым шагом, который необходимо сделать гражданину другой страны по дороге в Россию. Приглашения выписываются либо частными лицами для своих родственников или друзей (только для туристической визы), либо туристическими компаниями, аккредитованными в Министерстве Иностранных Дел и имеющими все необходимые документы для их оформления.
На сегодняшний день традиционный порядок оформления разрешения выглядит следующим образом. Иностранец, который хочет приехать в Россию, выбирает туристическую фирму. Далее он высылает копию своего паспорта и заполняет анкету. В большинстве случаев это делается путем внесения данных в шаблон (обычно в форме документа Microsoft Word). После этого сотрудник оформляет разрешение на основе полученных данных. В конце документ необходимо отправить заказчику или в указанное им консульство. Сделать это можно либо по факсу, либо с помощью электронной почты. Второй вариант, казалось бы, предпочтительней. Однако на самом деле это не так. Отправлять документ в формате Microsoft Word нельзя. Во-первых, у заказчика может оказаться не та версия программы, а поэтому он либо не сможет открыть полученный файл, либо документ будет выглядеть у него совсем не так, как у исполнителя. Во-вторых, получатель разрешения сможет случайно или намеренно внести в него какие-либо изменения. Поэтому на практике для того, чтобы отправить разрешение в электронном виде, его сначала печатают, а потом сканируют. Причем в большинстве компаний весь этот процесс никак не автоматизирован, а обработка информации осуществляется вручную, что не только замедляет его, но и приводит к риску появления всевозможных ошибок, например, опечаток.
Некоторые компании пытаются как-то автоматизировать процесс. В частности, для этого используется принципиально иной способ подачи заявки. Заказчику не нужно скачивать шаблон анкеты и пытаться открыть его в доступном программном обеспечении. Достаточно зайти на официальный сайт туристической компании и заполнить специальную форму. Данные из нее после отправки сохранятся в базе данных, что облегчает работу исполнителя. Некоторые идут еще дальше. Специальный скрипт может автоматически создавать HTML-документ с текстом приглашения на основе данных из заявки. Таким образом, сотруднику фирмы остается лишь проверить информацию. Однако и этим системам не хватает последнего шага, а именно, возможности удобной отправки конечного электронного документа в пригодном для использования и защищенном от изменения виде.
Оптимальным вариантом, удовлетворяющим обоим перечисленным выше требованиям, является PDF. Но как HTML-страничку или документ Microsoft Word превратить в этот формат? Отличным инструментом для решения данной задачи из-за целого ряда преимуществ является программа Universal Document Converter. Начать нужно с того, что она представляет собой виртуальный принтер. Благодаря этому данный продукт является универсальным: с его помощью можно конвертировать практически любые документы, лишь бы была утилита-просмотрщик файлов нужного типа с функцией печати. Кроме того, работать с Universal Document Converter так же просто, как и печатать на обычном принтере, что, естественно, существенно снижает затраты на обучение сотрудников. Говоря о простоте, нельзя не упомянуть об еще одной особенности рассматриваемой программы, а именно о системе профилей – наборов сохраненных параметров, оптимальных для решения той или иной задачи.
Помимо этого у Universal Document Converter есть несколько функций, которые позволяют использовать эту программу для решения корпоративных задач. Во-первых, она может применяться в качестве сетевого принтера. Это снижает нагрузку на рабочие станции и делает работу сотрудников более эффективной. Во-вторых, в ней реализован COM-интерфейс. Благодаря этому Universal Document Converter можно использовать в составе автоматизированных систем обработки информации. Это позволяет, в частности, максимально снизить участие человека в процессе создания и отсылке приглашений.
Таким образом, используя Universal Document Converter в процессе оформления приглашений, туристическая компания ускоряет процесс обработки данных и одновременно снижает влияние человеческого фактора на качество выполняемой работы.
Согласно действующему российскому законодательству иностранному гражданину для посещения нашей страны необходима виза. Оформить ее можно в консульстве РФ, находящемся в стране проживания человека. Для этого иностранцу помимо собственных документов понадобится так называемое приглашение. Оформление именно этого документа является первым шагом, который необходимо сделать гражданину другой страны по дороге в Россию. Приглашения выписываются либо частными лицами для своих родственников или друзей (только для туристической визы), либо туристическими компаниями, аккредитованными в Министерстве Иностранных Дел и имеющими все необходимые документы для их оформления.
На сегодняшний день традиционный порядок оформления разрешения выглядит следующим образом. Иностранец, который хочет приехать в Россию, выбирает туристическую фирму. Далее он высылает копию своего паспорта и заполняет анкету. В большинстве случаев это делается путем внесения данных в шаблон (обычно в форме документа Microsoft Word). После этого сотрудник оформляет разрешение на основе полученных данных. В конце документ необходимо отправить заказчику или в указанное им консульство. Сделать это можно либо по факсу, либо с помощью электронной почты. Второй вариант, казалось бы, предпочтительней. Однако на самом деле это не так. Отправлять документ в формате Microsoft Word нельзя. Во-первых, у заказчика может оказаться не та версия программы, а поэтому он либо не сможет открыть полученный файл, либо документ будет выглядеть у него совсем не так, как у исполнителя. Во-вторых, получатель разрешения сможет случайно или намеренно внести в него какие-либо изменения. Поэтому на практике для того, чтобы отправить разрешение в электронном виде, его сначала печатают, а потом сканируют. Причем в большинстве компаний весь этот процесс никак не автоматизирован, а обработка информации осуществляется вручную, что не только замедляет его, но и приводит к риску появления всевозможных ошибок, например, опечаток.
Некоторые компании пытаются как-то автоматизировать процесс. В частности, для этого используется принципиально иной способ подачи заявки. Заказчику не нужно скачивать шаблон анкеты и пытаться открыть его в доступном программном обеспечении. Достаточно зайти на официальный сайт туристической компании и заполнить специальную форму. Данные из нее после отправки сохранятся в базе данных, что облегчает работу исполнителя. Некоторые идут еще дальше. Специальный скрипт может автоматически создавать HTML-документ с текстом приглашения на основе данных из заявки. Таким образом, сотруднику фирмы остается лишь проверить информацию. Однако и этим системам не хватает последнего шага, а именно, возможности удобной отправки конечного электронного документа в пригодном для использования и защищенном от изменения виде.
Оптимальным вариантом, удовлетворяющим обоим перечисленным выше требованиям, является PDF. Но как HTML-страничку или документ Microsoft Word превратить в этот формат? Отличным инструментом для решения данной задачи из-за целого ряда преимуществ является программа Universal Document Converter. Начать нужно с того, что она представляет собой виртуальный принтер. Благодаря этому данный продукт является универсальным: с его помощью можно конвертировать практически любые документы, лишь бы была утилита-просмотрщик файлов нужного типа с функцией печати. Кроме того, работать с Universal Document Converter так же просто, как и печатать на обычном принтере, что, естественно, существенно снижает затраты на обучение сотрудников. Говоря о простоте, нельзя не упомянуть об еще одной особенности рассматриваемой программы, а именно о системе профилей – наборов сохраненных параметров, оптимальных для решения той или иной задачи.
Помимо этого у Universal Document Converter есть несколько функций, которые позволяют использовать эту программу для решения корпоративных задач. Во-первых, она может применяться в качестве сетевого принтера. Это снижает нагрузку на рабочие станции и делает работу сотрудников более эффективной. Во-вторых, в ней реализован COM-интерфейс. Благодаря этому Universal Document Converter можно использовать в составе автоматизированных систем обработки информации. Это позволяет, в частности, максимально снизить участие человека в процессе создания и отсылке приглашений.
Таким образом, используя Universal Document Converter в процессе оформления приглашений, туристическая компания ускоряет процесс обработки данных и одновременно снижает влияние человеческого фактора на качество выполняемой работы.
Darren Blackley
Технологический Университет г. Куртин
«Универсальный конвертер документов и Adobe Acrobat предназначены для создания кросс-платформенных документов. Но УДК нам нравится больше, так как не нужно устанавливать специальный вьювер, чтобы открыть созданные им графические файлы.»
Популярные решения