Universal Document Converter и хранение документов

Задача хранения документов всегда относилась к разряду важных. Архив документации, архив чертежей, домашний архив, личные архивы… Все они используются для хранения данных, представляющих определенную (зачастую очень большую) ценность для их владельцев. Причем все чаще и чаще речь идет об электронной информации. Ведь именно в таком виде сегодня обрабатываются почти все данные.

На сегодняшний день существует два основных способа хранения информации. Первый из них – создание электронного архива документации в том виде, в каком она обрабатывалась. Второй вариант заключается в хранении данных в едином формате.

Хранение документов в разных форматах

При использовании данного похода можно говорить о превращении задачи организации одного электронного архива в несколько систем хранения данных. То есть для чертежей в формате AutoCAD создается один архив, для документации в формате Microsoft Word другой и т.д. При этом для каждого из них необходимо обеспечить поисковую систему, продумать структуру и навигацию. Естественно, это существенно осложняет реализацию электронного архива.

Кроме того, у данного решения есть несколько серьезных недостатков. Самый главный из них – возможные проблемы с новыми версиями используемого для просмотра и обработки файлов программного обеспечения. Пока в компании используется один и те же версии редакторов, все будет хорошо. Однако в будущем, после обновления ПО, старые документы могут перестать открываться. Или будут открываться, но их внешний вид изменится. Именно поэтому использование “родных” форматов не годится для архивного хранения документов. В лучшем случае этот подход может применяться для организации временного хранения информации.

Унифицированный электронный архив

В унифицированном электронном архиве документация хранится в едином формате. Обычно для этого используют PDF. Это платформонезависимый формат, который является международным стандартом для архивного хранения электронных документов. Данный подход гарантирует постоянную доступность документации на протяжении всего срока ее хранения. Формат PDF не зависит от того, с помощью какого программного обеспечения его просматривают. Документы, сохраненные в нем, всегда и везде будут выглядеть одинаково.

Единственная серьезная проблема, связанная с организацией унифицированного хранения документации – ее конвертирование в PDF. Здесь необходимо универсальное средство, способное превращать в данный формат любые объекты: чертежи, документы, схемы и т.п. Причем желательно, чтобы это решение было простым в использовании и масштабируемым.

Universal Document Converter – программа для создания архива

Universal Document Converter – виртуальный принтер, с помощью которого можно конвертировать документы в PDF или один из распространенных графических форматов. Этот продукт универсален. Он подходит для преобразования любых объектов, которые можно распечатать на обычном принтере. Кроме того, данный продукт очень прост в использовании. Применять его без обучения может любой, даже начинающий пользователь.

Universal Document Converter можно смело рассматривать как программу для создания архива электронной документации. Она идеально подходит для решения данной задачи. Этому способствует большой набор функциональных возможностей: гибкая настройка процесса конвертирования, возможность масштабирования для использования продукта в локальной сети, наличие COM-интерфейса для интеграции в корпоративную информационную систему и обеспечения автоматизированной обработки информации.