Оптимизация работы в конструкторском бюро с помощью “Универсального конвертера документов”

Использование “Универсального конвертера документов” в конструкторском бюро повышает эффективность работы всего предприятия за счет упрощения решения ряда типовых задач. Кроме того, появляется возможность повысить защиту вашей интеллектуальной собственности.

Архивирование документов. В архиве любого конструкторского бюро, проработавшего больше одного года, имеются завершенные проекты. В большинстве случаев архив выглядит очень просто: это папка на одном из офисных компьютеров или на файловом сервере, который по совместительству является еще и шлюзом для выхода сотрудников бюро в интернет. В этой “главной архивной папке” для каждого нового проекта создается подпапка, в которую складываются все документы, относящиеся к выполненному проекту.

Причем, чертежи, схемы, таблицы, диаграммы и просто текстовые документы хранятся в том формате, в котором они были разработаны. И когда через пару лет после сдачи проекта возникает желание быстренько вспомнить о чем там шла речь или продемонстрировать его потенциальному клиенту, то зачастую приходится брать новый компьютер и разворачивать на нем весь набор CAD-овских программ тех версий, которые использовались при создании проекта. Ведь с начала этого года все инженеры бюро используют новый Автокад вместо устаревшего пакета программного обеспечения с менее громким названием!

Доступ к архивным документам можно упростить. Для этого каждый архив следует снабдить одним файлом PDF, который будет содержать в себе всю документацию, относящуюся к проекту. Для просмотра и распечатки такого файла нужна будет всего одна бесплатная программа: Adobe Reader. А создать такой многостраничный PDF можно с помощью “Универсального конвертера документов”, используя его в режиме “Добавлять все страницы в один документ”.

Публикация портфолио на сайте. Для того, что бы использовать полноразмерные чертежи, схемы и диаграммы в качестве иллюстраций к портфолио, опубликованному на сайте конструкторского бюро, нужно решить три задачи.

Во-первых, нужно конвертировать чертежи в “интернет-совместимый” графический формат, например JPEG, PNG или GIF. Это позволит посетителю вашего сайта сразу же увидеть содержимое документа, не скачивая файл PDF к себе на компьютер, что бы потом открыть его в Adobe Reader.

Во-вторых, пометить каждый документ логотипом вашего бюро, что бы защитить вашу интеллектуальную собственность от незаконного использования.

В-третьих, уменьшить размер чертежа до размера монитора пользователя или до размера встраиваемой в текст иллюстрации. Уменьшение размеров иллюстраций нужно для ускорения загрузки веб-страницы интернет-браузерами посетителей вашего сайта, а также для снижения объема трафика на вашем сайте, за который вы платите хостеру.

“Универсальный конвертер документов” позволяет решить все эти задачи одновременно в процессе конвертирования документов в JPEG, PNG или GIF.

Широкоформатная печать проектной документации. Для того, что бы упростить взаимодействие сотрудников конструкторского бюро с типографией, печать презентационных материалов имеет смысл разбить на два этапа.

На первом этапе чертежи, схемы и прочие технические материалы конвертируются в формат TIFF с высоким разрешением. Этот этап выполняется в конструкторском бюро и позволяет перевести все материалы в единый формат, совместимый с оборудованием и программным обеспечением любой типографии.

На втором этапе файлы TIFF пересылаются в типографию для печати с профессиональным качеством.

Преимущества такого подхода очевидны: в типографии не придется ставить дорогой CAD-овский софт, с которым работает конструкторское бюро. А конструкторскому бюро не нужно покупать дорогостоящий плоттер и широкоформатный цветной принтер, которые к тому же занимают много места в офисе. Кроме того, не нужно будет согласовывать отображение проектных документов в случае несовпадения версий CAD-овского ПО в КБ и в типографии, а так же возвращаться в КБ за отсутствующими в типографии шрифтами.

Используя “Универсальный конвертер документов” вы можете конвертировать чертежи, схемы и документы с размерами вплоть до 3,2 х 3,2 метра в формат TIFF с разрешением вплоть до 6000 х 6000 DPI.

Защита интеллектуальной собственности. В каждом из трех перечисленных случаев ваша проектная документация защищается от незаконного использования, т.к. вы передаете в чужие руки только “замороженные копии” ваших чертежей. Кроме того, “Универсальный конвертер документов” позволяет защитить создаваемы PDF-файлы паролем и пометить каждую страницу водяным знаком с указанием ваших авторских прав.

Развертывание “Универсального конвертера документов”. Существует несколько вариантов установки “Универсального конвертера документов” в офисе компании.

Во-первых, его можно установить локально на каждую рабочую станцию. Это самое простое решение и по силам каждому сотруднику конструкторского бюро, т.к. в этом случае “Универсальный конвертер документов”, как и большинство современных программ, ставится с помощью обычной программы-инсталлятора.

Во-вторых, “Универсальный конвертер документов” можно установить на локальном офисном сервере, который уже используется, например, в качестве шлюза для доступа в Интернет и для хранения файлов. В этом случае рабочие станции сотрудников бюро будут использовать “Универсальный конвертер документов” как сетевой принтер, а значительная часть вычислительной нагрузки при конвертировании документов будет снято с рабочих станций сотрудников и перенесена на сервер.

В-третьих, вы можете установить сделанную на базе “Универсального конвертера документов” программу FolderMill для автоматизации конвертирования документов. FolderMill устанавливают на локальный сервер и задают на сервере две сетевые папки. В первую папку сотрудники будут копировать документы, которые нужно конвертировать, а из второй папки забирать готовые документы. Само конвертирование с нужными параметрами будет делать FolderMill на сервере.