Universal Document Converter и обмен документами по email
Сегодня электронная почта стала одним из наиболее распространенных способов обмена документами между компаниями. Естественно, речь идет о документах, которые не требуют “живых” подписей или печатей, например, счетов на оплату товаров или услуг. И это еще не все. Многие фирмы сталкиваются с необходимостью отправки различных специфических документов: проектов, макетов дизайна и т.п. В этом нет ничего удивительного: электронная почта позволяет существенно ускорить и удешевить обмен информацией. Однако отправка документов с ее помощью связана с некоторыми сложностями.
Начать нужно с того, что многие люди отправляют адресатам документы в “родных” форматах тех программ, в которых они создавались. Для них этот вариант наиболее прост. Однако из-за такого решения могут возникнуть серьезные проблемы у получателей. Ведь для просмотра такого файла во многих случаях необходимо точно такое же ПО. И далеко не факт, что оно есть у адресатов. Использование же других версий нужных продуктов или альтернативных программ может привести к искажениям в исходных документах. Так, например, счета, созданные в программе 1С-Бухгалтерия и конвертированные в формат XLS (наиболее распространенный способ экспорта документов из 1С), могут выглядеть у получателей не так, как надо. Но и это еще не все. Отправка документов в исходном виде связана с еще одной проблемой, а именно с возможностью случайного или намеренного их изменения получателем. В некоторых случаях это не играет большой важности. В других же гарантия неизменности исходных документов очень важна.
Решить перечисленные проблемы можно только путем отправки исходных документов в одном из широко распространенных, защищенных от изменения форматов. Чаще всего для этого используются файлы PDF или картинки JPEG. Документы в этих форматах могут быть просмотрены и при необходимости распечатаны с помощью бесплатного программного обеспечения, которое есть практически на каждом персональном компьютере. К тому же в них нельзя вносить изменения. В общем-то, данное решение отлично подходит для устранения всех недостатков использования электронной почты для обмена документами. Однако для его применения на практике необходимо организовать превращение разных файлов в форматы PDF или JPEG.
Традиционно данная задача решается следующим образом. Сначала документ создается в “родном” для него редакторе. Затем он распечатывается на бумаге. После этого сканируется в формат PDF или JPEG. Такое решение имеет три серьезных недостатка. Во-первых, это большое время, затрачиваемое на описанный способ “конвертирования”. Во-вторых, высокие затраты: бумага (которую выкидывают через 5 минут после распечатки), расходные материалы и ресурсы принтера. В-третьих, серьезное неудобство для сотрудников, которым приходится выполнять все работы вручную и вручную же контролировать качество “конвертирования”.
К счастью, процесс конвертирования документов в нужные форматы легко поддается автоматизации. В частности, для решения данной задачи отлично подходит программа Universal Document Converter. По своей сути она является виртуальным принтером, который вместо распечатки отправленных на него файлов преобразует их в другой формат. У данного продукта есть целый ряд существенных достоинств. Во-первых, с его помощью можно конвертировать практически любые документы. Лишь бы в распоряжении пользователя была программа, в которой можно распечатать нужный файл. Во-вторых, Universal Document Converter в отличие от большинства конкурентов может конвертировать документы не в один, а в несколько самых распространенных форматов: PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF, BMP. Это позволяет использовать ее не только в процессе отправки документов по электронной почте, но и в других бизнес-процессах компании.
Третьим преимуществом Universal Document Converter является крайняя простота использования. Конвертировать документы с помощью этой программы не сложнее, чем распечатывать их на обычном принтере. А уж это умеют делать все пользователи, даже те, кто еще только начинает освоение персонального компьютера. Кроме того, в данной программе реализованы специальные возможности, еще сильнее упрощающие процесс конвертирования. К ним относятся, например, поддержка профилей (сохраненных наборов параметров, оптимальных для решения тех или иных задач) и предпросмотр (картинка, наглядно отображающая влияние различных параметров на результат конвертирования).
Еще одним достоинством программы Universal Document Converter являются функции, направленные на корпоративное использование. В частности это возможность сетевого использования, что позволяет минимизировать нагрузку на рабочие станции и увеличить эффективность их использования. Другой такой функцией является com-интерфейс. Его наличие позволяет интегрировать продукт в информационную систему компании и полностью автоматизировать процесс отправки документов. Например, можно сделать так, чтобы пользовать мог выбрать в настройках “печати” получателя файла. И документ сразу после конвертирования автоматически отправлялся бы на указанный почтовый адрес.
Таким образом, программа Universal Document Converter является удобным инструментом, который может использоваться в процессе отправки документов по электронной почте и сделать его более быстрым, удобным и дешевым.
Начать нужно с того, что многие люди отправляют адресатам документы в “родных” форматах тех программ, в которых они создавались. Для них этот вариант наиболее прост. Однако из-за такого решения могут возникнуть серьезные проблемы у получателей. Ведь для просмотра такого файла во многих случаях необходимо точно такое же ПО. И далеко не факт, что оно есть у адресатов. Использование же других версий нужных продуктов или альтернативных программ может привести к искажениям в исходных документах. Так, например, счета, созданные в программе 1С-Бухгалтерия и конвертированные в формат XLS (наиболее распространенный способ экспорта документов из 1С), могут выглядеть у получателей не так, как надо. Но и это еще не все. Отправка документов в исходном виде связана с еще одной проблемой, а именно с возможностью случайного или намеренного их изменения получателем. В некоторых случаях это не играет большой важности. В других же гарантия неизменности исходных документов очень важна.
Решить перечисленные проблемы можно только путем отправки исходных документов в одном из широко распространенных, защищенных от изменения форматов. Чаще всего для этого используются файлы PDF или картинки JPEG. Документы в этих форматах могут быть просмотрены и при необходимости распечатаны с помощью бесплатного программного обеспечения, которое есть практически на каждом персональном компьютере. К тому же в них нельзя вносить изменения. В общем-то, данное решение отлично подходит для устранения всех недостатков использования электронной почты для обмена документами. Однако для его применения на практике необходимо организовать превращение разных файлов в форматы PDF или JPEG.
Традиционно данная задача решается следующим образом. Сначала документ создается в “родном” для него редакторе. Затем он распечатывается на бумаге. После этого сканируется в формат PDF или JPEG. Такое решение имеет три серьезных недостатка. Во-первых, это большое время, затрачиваемое на описанный способ “конвертирования”. Во-вторых, высокие затраты: бумага (которую выкидывают через 5 минут после распечатки), расходные материалы и ресурсы принтера. В-третьих, серьезное неудобство для сотрудников, которым приходится выполнять все работы вручную и вручную же контролировать качество “конвертирования”.
К счастью, процесс конвертирования документов в нужные форматы легко поддается автоматизации. В частности, для решения данной задачи отлично подходит программа Universal Document Converter. По своей сути она является виртуальным принтером, который вместо распечатки отправленных на него файлов преобразует их в другой формат. У данного продукта есть целый ряд существенных достоинств. Во-первых, с его помощью можно конвертировать практически любые документы. Лишь бы в распоряжении пользователя была программа, в которой можно распечатать нужный файл. Во-вторых, Universal Document Converter в отличие от большинства конкурентов может конвертировать документы не в один, а в несколько самых распространенных форматов: PDF, TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF, BMP. Это позволяет использовать ее не только в процессе отправки документов по электронной почте, но и в других бизнес-процессах компании.
Третьим преимуществом Universal Document Converter является крайняя простота использования. Конвертировать документы с помощью этой программы не сложнее, чем распечатывать их на обычном принтере. А уж это умеют делать все пользователи, даже те, кто еще только начинает освоение персонального компьютера. Кроме того, в данной программе реализованы специальные возможности, еще сильнее упрощающие процесс конвертирования. К ним относятся, например, поддержка профилей (сохраненных наборов параметров, оптимальных для решения тех или иных задач) и предпросмотр (картинка, наглядно отображающая влияние различных параметров на результат конвертирования).
Еще одним достоинством программы Universal Document Converter являются функции, направленные на корпоративное использование. В частности это возможность сетевого использования, что позволяет минимизировать нагрузку на рабочие станции и увеличить эффективность их использования. Другой такой функцией является com-интерфейс. Его наличие позволяет интегрировать продукт в информационную систему компании и полностью автоматизировать процесс отправки документов. Например, можно сделать так, чтобы пользовать мог выбрать в настройках “печати” получателя файла. И документ сразу после конвертирования автоматически отправлялся бы на указанный почтовый адрес.
Таким образом, программа Universal Document Converter является удобным инструментом, который может использоваться в процессе отправки документов по электронной почте и сделать его более быстрым, удобным и дешевым.
Hartmut Trepte
Siemens AG
«В нашем отделе мы используем Microsoft Access и Microsoft Visio. Раньше для подготовки документов к сдаче в архив нам приходилось сначала печатать их на принтере, а затем использовать сканер для получения файлов TIFF. В настоящее время мы используем Универсальный конвертер документов, который экономит наше время и деньги. Для нас очень важно, что Универсальный конвертер документов позволяет экспортировать документы из разных приложений в один многостраничный TIFF.»
Популярные решения