Universal Document Converter и оптимизация клиппинга прессы
В своей работе PR-агентства и маркетинговые отделы компаний используют много различных инструментов. Один из них – клиппинг онлайновых СМИ. Под этим термином подразумевается сбор и анализ выходящих в электронной прессе материалов. По сути, речь идет о постоянном мониторинге популярных изданий, выявлении и обработке нужной заказчику или руководству информации.
Клиппинг прессы “дедовским способом”
Клиппинг онлайновых СМИ – трудоемкая работа. И если бы не ее важность (результаты клиппинга используются для корректировки PR и бизнес-стратегий компаний), многие бы от нее наверняка отказались.
Во-первых, она подразумевает ежедневный ручной мониторинг всех анализируемых проектов – ручной, т.к. только человек способен осуществлять качественный отбор нужных материалов.
Во-вторых, выбранные статьи нуждаются в обработке. Их нужно привести к единому формату, сохранив при этом первоначальный внешний вид, а также обеспечив возможность просмотра и распечатки на компьютере клиента.
Обычно обработка найденных статей осуществляется в два этапа. Сначала их распечатывают на офисном принтере. Затем эти распечатки сканируют в формат PDF и отправляют заказчику или руководству отдела.
К сожалению, у такого алгоритма есть ряд серьезных недостатков.
Во-первых, полученные копии публикаций сильно теряют в качестве. Ведь в подавляющем большинстве случаев для работы используется обычное офисное оборудование. Оно оптимально для печати и сканирования текстовых документов, но недостаточно качественно работает с графикой. Не говоря уже про то, что найденные статьи зачастую печатаются на черно-белом лазерном принтере. А поэтому в готовых к отправке файлах PDF полностью отсутствует цветовое оформление. В результате низкое качество документов вызывает недовольство клиентов.
Во-вторых, в рассматриваемой схеме присутствует много ручной работы. Ведь веб-страницы разных СМИ сильно отличаются по своему оформлению. И далеко не все они при распечатке помещаются на лист офисной бумаги привычного всем формата A4. Таким образом, для каждой найденной статьи исполнитель должен придумывать оптимальный способ размещения на бумаге. К сожалению это удается не всегда…
Сканирование распечаток статей отнимает еще больше времени. Исполнитель должен аккуратно положить документ, запустить процесс сканирования и дождаться его завершения. После этого нужно зарядить в сканер следующий лист и так далее… Задача еще больше осложняется, если при распечатке материал не поместился на странице по ширине. В этом случае правая часть документа напечатана не будет. Конечно, можно печатать статьи на листах формата A3. Но принтеры и сканеры этого формата стоят дорого.
В результате, осуществление клиппинга прессы по традиционной схеме занимает много времени. А производительность специалиста, который его осуществляет, оказывается далекой от идеала.
Следующий недостаток “дедовского способа” – существенные затраты на расходные материалы. Ведь на распечатку всех найденных статей бумага уходит пачками, не говоря уже про расходные материалы для принтера. Самое обидное заключается в том, что листы эти становятся никому не нужны сразу после сканирования. И буквально через полчаса после печати они отправляются в мусорную корзину!
Конечно, фактически, расходные материалы оплачивает заказчик. Однако никогда не стоит пренебрегать возможностью снизить себестоимость своего сервиса, позволяющую либо увеличить прибыльность бизнеса, либо снизить цену и повысить свою конкурентоспособность.
Автоматизация пресс-клиппинга
Как мы уже говорили, клиппинг прессы состоит из двух частей. Поиск и отбор материалов автоматизировать практически невозможно. А вот подготовку найденных в интернете статей к отправке клиенту можно организовать иначе.
Для этого нам потребуется программа “Универсальный конвертер документов” (Universal Document Converter). Особенностью данного программного продукта является то, что он работает по принципу виртуального принтера. Это обстоятельство позволяет конвертировать документы из любых программ, в которых есть возможность распечатки информации на бумаге (в том числе и из браузеров), а также обеспечивает простоту использования программы.
Процесс клиппинга прессы с использованием Universal Document Converter происходит так:
Использование Universal Document Converter в клиппинге прессы обеспечивает решение всех проблем традиционного подхода. Во-первых, качество получаемых документов PDF полностью соответствует исходным материалам. В процессе конвертирования остаются неизменным форматирование и цветовое оформление публикаций. Во-вторых, в настройках процесса конвертирования можно задавать размер выходных страниц. Это позволяет всю исходную статью разместить на одной странице выходного файла. Или сделать из материала большого объема многостраничный документ PDF.
Исключение распечатки и сканирования документов из процесса клиппинга позволяет сократить расходы на бумагу и чернила, а также уменьшить износ офисной техники. Таким образом, применение Universal Document Converter обеспечивает заметную экономию расходных материалов. Кстати, уменьшение потребления бумаги – это не только сокращение накладных расходов компании, но и забота о природе.
Ну и, конечно же, Universal Document Converter позволяет существенно повысить эффективность труда сотрудников, занимающимися клиппингом СМИ. Достигается это за счет автоматизации процесса обработки найденных материалов и исключения из него ручного труда.
Подводим итоги
Клиппинг онлайновых СМИ – трудоемкая задача. Многие PR-агентства решают её за счет ручного труда своих сотрудников. Между тем, часть этой работы поддается автоматизации. Использование Universal Document Converter позволяет сократить время проведения работ, повысить качество предоставляемых заказчику отчетов и уменьшить накладные расходы агентства.
Клиппинг прессы “дедовским способом”
Клиппинг онлайновых СМИ – трудоемкая работа. И если бы не ее важность (результаты клиппинга используются для корректировки PR и бизнес-стратегий компаний), многие бы от нее наверняка отказались.
Во-первых, она подразумевает ежедневный ручной мониторинг всех анализируемых проектов – ручной, т.к. только человек способен осуществлять качественный отбор нужных материалов.
Во-вторых, выбранные статьи нуждаются в обработке. Их нужно привести к единому формату, сохранив при этом первоначальный внешний вид, а также обеспечив возможность просмотра и распечатки на компьютере клиента.
Обычно обработка найденных статей осуществляется в два этапа. Сначала их распечатывают на офисном принтере. Затем эти распечатки сканируют в формат PDF и отправляют заказчику или руководству отдела.
К сожалению, у такого алгоритма есть ряд серьезных недостатков.
Во-первых, полученные копии публикаций сильно теряют в качестве. Ведь в подавляющем большинстве случаев для работы используется обычное офисное оборудование. Оно оптимально для печати и сканирования текстовых документов, но недостаточно качественно работает с графикой. Не говоря уже про то, что найденные статьи зачастую печатаются на черно-белом лазерном принтере. А поэтому в готовых к отправке файлах PDF полностью отсутствует цветовое оформление. В результате низкое качество документов вызывает недовольство клиентов.
Во-вторых, в рассматриваемой схеме присутствует много ручной работы. Ведь веб-страницы разных СМИ сильно отличаются по своему оформлению. И далеко не все они при распечатке помещаются на лист офисной бумаги привычного всем формата A4. Таким образом, для каждой найденной статьи исполнитель должен придумывать оптимальный способ размещения на бумаге. К сожалению это удается не всегда…
Сканирование распечаток статей отнимает еще больше времени. Исполнитель должен аккуратно положить документ, запустить процесс сканирования и дождаться его завершения. После этого нужно зарядить в сканер следующий лист и так далее… Задача еще больше осложняется, если при распечатке материал не поместился на странице по ширине. В этом случае правая часть документа напечатана не будет. Конечно, можно печатать статьи на листах формата A3. Но принтеры и сканеры этого формата стоят дорого.
В результате, осуществление клиппинга прессы по традиционной схеме занимает много времени. А производительность специалиста, который его осуществляет, оказывается далекой от идеала.
Следующий недостаток “дедовского способа” – существенные затраты на расходные материалы. Ведь на распечатку всех найденных статей бумага уходит пачками, не говоря уже про расходные материалы для принтера. Самое обидное заключается в том, что листы эти становятся никому не нужны сразу после сканирования. И буквально через полчаса после печати они отправляются в мусорную корзину!
Конечно, фактически, расходные материалы оплачивает заказчик. Однако никогда не стоит пренебрегать возможностью снизить себестоимость своего сервиса, позволяющую либо увеличить прибыльность бизнеса, либо снизить цену и повысить свою конкурентоспособность.
Автоматизация пресс-клиппинга
Как мы уже говорили, клиппинг прессы состоит из двух частей. Поиск и отбор материалов автоматизировать практически невозможно. А вот подготовку найденных в интернете статей к отправке клиенту можно организовать иначе.
Для этого нам потребуется программа “Универсальный конвертер документов” (Universal Document Converter). Особенностью данного программного продукта является то, что он работает по принципу виртуального принтера. Это обстоятельство позволяет конвертировать документы из любых программ, в которых есть возможность распечатки информации на бумаге (в том числе и из браузеров), а также обеспечивает простоту использования программы.
Процесс клиппинга прессы с использованием Universal Document Converter происходит так:
- Исполнитель регулярно просматривает интернет-СМИ, представляющие интерес для заказчика.
- Каждый найденный материал он отправляет на печать из окна браузера, указывая в качестве принтера Universal Document Converter и задавая параметры выходного файла.
Использование Universal Document Converter в клиппинге прессы обеспечивает решение всех проблем традиционного подхода. Во-первых, качество получаемых документов PDF полностью соответствует исходным материалам. В процессе конвертирования остаются неизменным форматирование и цветовое оформление публикаций. Во-вторых, в настройках процесса конвертирования можно задавать размер выходных страниц. Это позволяет всю исходную статью разместить на одной странице выходного файла. Или сделать из материала большого объема многостраничный документ PDF.
Исключение распечатки и сканирования документов из процесса клиппинга позволяет сократить расходы на бумагу и чернила, а также уменьшить износ офисной техники. Таким образом, применение Universal Document Converter обеспечивает заметную экономию расходных материалов. Кстати, уменьшение потребления бумаги – это не только сокращение накладных расходов компании, но и забота о природе.
Ну и, конечно же, Universal Document Converter позволяет существенно повысить эффективность труда сотрудников, занимающимися клиппингом СМИ. Достигается это за счет автоматизации процесса обработки найденных материалов и исключения из него ручного труда.
Подводим итоги
Клиппинг онлайновых СМИ – трудоемкая задача. Многие PR-агентства решают её за счет ручного труда своих сотрудников. Между тем, часть этой работы поддается автоматизации. Использование Universal Document Converter позволяет сократить время проведения работ, повысить качество предоставляемых заказчику отчетов и уменьшить накладные расходы агентства.
Hartmut Trepte
Siemens AG
«В нашем отделе мы используем Microsoft Access и Microsoft Visio. Раньше для подготовки документов к сдаче в архив нам приходилось сначала печатать их на принтере, а затем использовать сканер для получения файлов TIFF. В настоящее время мы используем Универсальный конвертер документов, который экономит наше время и деньги. Для нас очень важно, что Универсальный конвертер документов позволяет экспортировать документы из разных приложений в один многостраничный TIFF.»
Популярные решения